Co to najem instytucjonalny i czym różni się od najmu okazjonalnego?
Najem instytucjonalny to jedna z trzech podstawowych form najemu w Polsce — obok klasycznego i okazjonalnego. Wprowadzony w 2017 roku, miał uprościć proces wynajmu mieszkań przez firmy, fundusze i osoby prowadzące działalność w zakresie wynajmu lokali.
Dla właścicieli mieszkań to rozwiązanie bezpieczne prawnie i korzystne finansowo, a dla najemców – gwarancja przejrzystych zasad.
W tym artykule wyjaśniam, czym jest najem instytucjonalny, jak wygląda umowa najmu instytucjonalnego, jakie daje prawa i obowiązki stronom oraz czym różni się od najmu okazjonalnego.
Spis treści
Co to jest najem instytucjonalny – definicja i podstawy prawne
Wprowadzenie instytucjonalnej formy najmu
Najem instytucjonalny został wprowadzony ustawą z dnia 11 września 2017 roku o zmianie ustawy o ochronie praw lokatorów oraz kodeksu cywilnego.
Zgodnie z przepisami, najem instytucjonalny dotyczy sytuacji, gdy umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną prowadzącą działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali ma charakter komercyjny i trwa przez czas określony.
Czym charakteryzuje się umowa najmu instytucjonalnego?
- Umowa zawierana jest zawsze na czas określony, nie dłuższy niż 10 lat.
- Najemca składa u notariusza oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji (w akcie notarialnym), co umożliwia szybszą eksmisję w przypadku niewywiązywania się z umowy.
- Wynajmujący może być jedynie przedsiębiorcą prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali mieszkalnych.
To rozwiązanie powstało po to, aby efektywnie zarządzać swoimi zasobami nieruchomości i lepiej chronić interesy właściciela.
Umowa najmu instytucjonalnego – jak wygląda w praktyce?
Co musi zawierać umowa najmu instytucjonalnego?
Umowa najmu instytucjonalnego ma swoje obowiązkowe elementy:
- dane stron, adres i opis lokalu mieszkalnego,
- czas trwania najemu i wysokość czynszu,
- informacje o kaucji,
- zapisy dotyczące warunków rozwiązania i opróżnienia lokalu,
- odniesienia do oświadczenia najemcy złożonego u notariusza.
Ważne jest, aby umowa była zawarta na czas określony i podpisana razem z oświadczeniem notarialnym – bez tego nie ma statusu najmu instytucjonalnego.
Jak wygląda wizyta u notariusza?
Podczas wizyty u notariusza najemca podpisuje akt notarialny, w którym deklaruje:
- że dobrowolnie opuści lokal po wygaśnięciu umowy,
- że w razie potrzeby poddaje się egzekucji,
- że zna skutki prawne złożonego oświadczenia.
Ten element odróżnia najem instytucjonalny od zwykłej umowy najmu i sprawia, że właściciel może szybciej odzyskać nieruchomość w razie problemów.
Najem instytucjonalny a najem okazjonalny – czym się różnią?
Dla kogo są przeznaczone te formy wynajmu?
- Najem okazjonalny – dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, które wynajmują prywatne mieszkania.
- Najem instytucjonalny – dla firm i przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie wynajmu mieszkań.
W przypadku najmu okazjonalnego konieczne jest wskazanie innego miejsca, do którego najemca może się wyprowadzić po zakończeniu umowy.
W przypadku najmu instytucjonalnego nie ma takiego wymogu – wystarczy oświadczenie notarialne.
Sprawdź także: Najem instytucjonalny a okazjonalny
Różnice w ochronie praw lokatorów
W najem instytucjonalny a okazjonalny różni się również zakresem ochrony lokatora.
Przy najem instytucjonalny, prawo do lokalu socjalnego nie przysługuje, a procedura egzekucji jest prostsza.
Właściciel nie musi wchodzić na drogę sądową – wystarczy nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, by najemca musiał opróżnić lokal.
Wady i zalety najmu instytucjonalnego
Zalety dla właściciela lokalu
- większe bezpieczeństwo i kontrola nad lokalem,
- szybsza ścieżka eksmisji,
- możliwość zawierania umów długoterminowych,
- brak konieczności wskazywania lokalu zastępczego.
Wady i ograniczenia
- najemca ma mniejszą ochronę,
- najem instytucjonalny dostępny jest tylko dla przedsiębiorców,
- wymaga wizyta u notariusza i poniesienia kosztów aktu.
Dla właścicieli posiadających kilka mieszkań na wynajem to jednak rozwiązanie, które minimalizuje ryzyko i pozwala efektywnie zarządzać zasobem lokali.
Kaucja, czynsz i obowiązki stron – jak działają w najmie instytucjonalnym?
Kaucja zabezpieczająca
W przypadku najmu instytucjonalnego, kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu najmu.
Służy ona zabezpieczeniu ewentualnych roszczeń z tytułu zniszczeń czy zaległości finansowych.
Po zakończeniu umowy, właściciel ma 30 dni na jej zwrot (lub rozliczenie napraw).
Czynsz i opłaty
Wysokość czynszu określa umowa, a jego zmiany są możliwe tylko wtedy, gdy zapisano to w treści dokumentu.
Najemca zobowiązany jest również do pokrywania bieżących kosztów eksploatacyjnych – mediów, śmieci, sprzątania części wspólnych.
W praktyce zasady są bardzo podobne jak w klasyczna umowa najmu, z tą różnicą, że obowiązują w ramach działalności gospodarczej i podlegają ustawie z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów.
Sprawdź także: Co to jest najem okazjonalny?
Eksmisja w przypadku najmu instytucjonalnego – jak przebiega?
Dobrowolne opróżnienie lokalu
Jeśli najemca nie wyprowadzi się po zakończeniu trwania umowy, właściciel może złożyć wniosek o egzekucję w oparciu o akt notarialny.
To rozwiązanie skraca proces o wiele miesięcy w porównaniu do standardowej drogi sądowej.
Egzekucja i klauzula wykonalności
Po uzyskaniu klauzuli wykonalności właściciel może natychmiast wystąpić o opróżnienie lokalu przez komornika.
Cała procedura odbywa się na podstawie aktu notarialnego i nie wymaga osobnego procesu sądowego.
To właśnie ta uproszczona ścieżka eksmisyjna jest jedną z największych zalet najem instytucjonalny, dającą właścicielom realne poczucie bezpieczeństwa.
Podsumowanie – najem instytucjonalny w praktyce
Najważniejsze rzeczy, które warto zapamiętać:
- Najem instytucjonalny przeznaczony jest dla przedsiębiorców prowadzących działalność w zakresie wynajmu lokali.
- Umowa najmu instytucjonalnego musi być zawarta na czas określony i podpisana z oświadczeniem notarialnym.
- Najemca nie ma prawa do lokalu socjalnego, a eksmisja przebiega szybciej.
- Kaucja może wynosić maksymalnie sześć czynszów.
- Właściciel zyskuje pełną kontrolę nad lokalem, a ryzyko nieuczciwego najemcy jest ograniczone.
Dzięki tej formie umowy właściciele mogą wynajmować mieszkania w sposób uporządkowany i bezpieczny, a najemcy – korzystać z jasnych i stabilnych zasad.
FAQ – najczęściej zadawane pytania o najem instytucjonalny
Ustawa o ochronie praw lokatorów oraz o zmianie kodeksu cywilnego reguluje zasady zawierania umów w ramach tej formy najmu. Przepisy jasno określają, co ma znaczyć najem instytucjonalny — to umowa najmu lokalu mieszkalnego zawierana przez osobę fizyczną lub prawną, prowadzącą działalność gospodarczą związaną z wynajmem instytucjonalnym lokali. Ustawa odwołuje się także do art. 661 § 1 kodeksu cywilnego, który wskazuje, że taka umowa zawsze ma charakter czasowy.
W praktyce czym różni się najem instytucjonalny od okazjonalnego, to przede wszystkim forma stron i zakres ochrony lokatora.
- Najem instytucjonalny a okazjonalny różnią się tym, że w pierwszym przypadku umowę podpisał razem z umową najmu przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą związaną z wynajmem, a w drugim – osoba prywatna wynajmująca swoje mieszkanie.
- W przypadku najmu instytucjonalnego przysługuje mu prawo do lokalu bez obowiązku zapewnienia lokalu socjalnego przez gminę.
- Z kolei najem okazjonalny funkcjonuje częściej w mieszkaniowym zasobie gminy lub dotyczy osób fizycznych.
W obu przypadkach chodzi o uproszczenie zasad wynajmu mieszkań i zapewnienie właścicielom bezpiecznego sposobu na prowadzenie działalności gospodarczej związaną z wynajmem nieruchomości.
Warunki najmu określa umowa, która musi zostać zawarta na piśmie i na czas określony (zazwyczaj do 10 lat). Właściciel, najemca i notariusz powinni sprawdzić wszystkie dokumenty, zanim podpiszą oświadczenie o dobrowolnym opuszczeniu lokalu. Dzięki temu procedura wyprowadzki w razie problemów jest prostsza i szybsza.
Tak. Deweloper lub firma inwestujących w nieruchomości może w ramach tej formy wynajmować swoje lokale w krajowym zasobie nieruchomości. Taka działalność ma charakter profesjonalny i odbywa się w ramach najmu prowadzonego przez podmioty posiadające osobowości prawnej. Celem jest umożliwienie dużym właścicielom efektywnego zarządzania zasobem i zapewnienie stabilnych relacji z najemcami.
Nie. Zgodnie z przepisami, taka umowa nie może być umową na czas nieokreślony. Zawsze musi określać dokładny termin trwania i warunki zakończenia najmu. Umowa zawierana jest wyłącznie na czas określony — najczęściej od roku do dziesięciu lat — i musi obejmować zapis o oświadczeniu najemcy, które stanowi zabezpieczenie dla właściciela lokalu.
- 2025-11-12
- Wynajem mieszkań
Blog Czynsz za mieszkanie – z jakich opłat się składa i ile naprawdę wynosi? Czynsz to jedna z najczęściej niezrozumianych...
Blog Wynajem krótkoterminowy czy najem długoterminowy – co bardziej się opłaca i dla kogo? Rynek wynajmu mieszkań zmienia się szybciej...
Blog Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie komuś i uniknąć problemów z najemcami? Wynajem mieszkania może być doskonałym sposobem na stabilny przychód,...
Blog Weryfikacja najemcy: jak sprawdzić lokatora przed podpisaniem umowy najmu (i zadbać o ubezpieczenie) Weryfikacja najemcy to najprostszy sposób, by...